Jak napisać reklamację po angielsku

Wadliwy produkt, nieodpowiednia obsługa czy rozczarowanie ofertą wakacyjną – takie czy inne sytuacje z pewnością napawają nas frustracją. Możemy wówczas przełknąć gorzką tabletkę, lub skorzystać z naszego prawa konsumenckiego i wnieść reklamację.

Jeśli któryś z tych nieprzyjemnych przypadków zdarzył się podczas Twojego pobytu za granicą, worry not. Przedstawiamy, jak odpowiednio napisać list z zażaleniem, na co zwrócić uwagę i jakich zwrotów użyć. Na końcu artykułu znajdziecie również słowniczek z najbardziej przydatnymi zwrotami.

List z zażaleniem – podstawy

Zanim zaczniemy pisać naszą reklamację, musimy najpierw wyobrazić sobie, co w takim piśmie warto zawrzeć. Jak każdy oficjalny dokument, tak i skarga ma swoją określoną formę, której należy się trzymać.

Na początku, co najważniejsze – pamiętajmy o stylu formalnym naszej wypowiedzi. Unikajmy form skróconych (don’t vs. do not), zwrotów potocznych czy kolokwializmów. Konieczne będzie również odpowiednie otwarcie i zamknięcie naszego listu, jednak o tym opowiemy więcej w następnym paragrafie.

Dodatkowo, jak przy każdej oficjalnej formie pisemnej musimy pamiętać o rozwinięciu i zakończeniu. W przypadku reklamacji paragrafy te mają swoje określone funkcje, które również opiszemy szczegółowo w kolejnych punktach.

List z zażaleniem powinien być napisany w neutralnym tonie (tj., bez okazywania negatywnych emocji), a także może być podparty załącznikami w formie zdjęć czy innych dokumentów.

Reklamacja po angielsku – zwroty rozpoczynające

Naszą skargę powinniśmy rozpocząć w sposób formalny, adresując osobę, do której skierowana będzie reklamacja, bądź użyć rozpoczęcia neutralnego:

• Dear Mr Smith,
• Dear Sir or Madam,

Jeśli znamy nazwisko osoby, do której skierowany będzie nasz list z zażaleniem, użyjmy pierwszego rozpoczęcia. Drugie jest bezpieczniejsze, oznacza bowiem podobne do naszego powitania “Szanowni Państwo.”

Ważne: Po zwrocie rozpoczynającym, niezależnie czy używamy pierwszej, czy drugiej formy, powinniśmy postawić przecinek.

Po zwrocie rozpoczynającym potrzebujemy pierwszego zdania – wprowadzenia do naszej reklamacji. Należy krótko zawrzeć w nim powód naszego listu, np. poprzez podanie numeru zamówienia, rezerwacji, czy nazwy produktu, których chcielibyśmy zareklamować.

Przykładowo: I am writing to express my strong dissatisfaction about the service we have experienced in your hotel on Sunday, 19th of November, 2023.

Tłumaczenie: Piszę, aby wyrazić swoje silne niezadowolenie obsługą, której doświadczyliśmy w Państwa hotelu w niedzielę, 19 listopada 2023 roku.

Rozwinięcie – powód reklamacji

Głównym elementem naszej skargi jest szczegółowe wyjaśnienie sytuacji, w związku z którą piszemy nasze zażalenie. Jeśli więc byliśmy niezadowoleni z obsługi hotelowej, rozwinięcie naszej reklamacji powinno zawierać dokładny opis zachowania bądź rozbieżności usługi z podaną wcześniej ofertą.

Pamiętajmy, aby unikać emocji i zachować formalny styl. W rozwinięciu powinny padać tylko “suche” fakty, które powinny zostać jak najszybciej zaadresowane i rozwiązane.

Kontynuując naszą hotelową przygodę, moglibyśmy złożyć zażalenie o następujące sytuacje:

• Poor room service (Słaba obsługa pokoju)
• Lack of breakfast (Brak śniadania)
• Cold coffee/tea (Zimna kawa/herbata)
• Too early check-out (Przedwczesne wymeldowanie)
• Pricy parking spot (Drogie miejsce parkingowe)

Oczywiście, każdy inny przypadek będzie potrzebował innych powodów i rozwinięcia naszej skargi. Warto w naszym liście wspomnieć o przynajmniej dwóch sytuacjach, z których jesteśmy zadowoleni; szerszy kontekst na pewno pomoże w lepszym odbiorze reklamacji, a także zwiększy szansę na rozwiązanie jej po naszej myśli.

Zakończenie – propozycja rozwiązania problemu

Po przedstawieniu naszego punktu widzenia i opisaniu niezadowalających sytuacji, przyszła pora na zakończenie naszego listu z zażaleniem. W tej ostatniej części powinniśmy wskazać nasze oczekiwania względem adresata i zaproponować dogodne dla nas rozwiązanie problemu.

Jeśli więc byliśmy niezadowoleni z obsługi hotelowej bądź nie otrzymaliśmy śniadania o wyznaczonej porze, możemy poprosić o stosowny zwrot pieniędzy, na przykład:

Taking these lacks into account, I sincerely hope you will provide me with a partial refund for the services I should have been offered.

Tłumaczenie: Biorąc pod uwagę te braki, mam szczerą nadzieję, że otrzymam od Państwa częściowy zwrot kosztów za usługi, które powinny mi przysługiwać.

Oprócz zwrotu kosztów, możemy poprosić o wymianę sprzętu, bon podarunkowy, zniżkę na kolejną usługę, a przy okazji zaznaczyć, że z nadzieją wyczekujemy szybkiego rozwiązania naszej sprawy.

Nasz list powinniśmy zakończyć stosownym zwrotem odpowiadającym temu, którego użyliśmy w rozpoczęciu:

• Dear [surname] – Yours sincerely,
• Dear Sir or Madam – Yours faithfully,

Jak w przypadku zwrotów otwierających, tak i tutaj musimy postawić przecinek po zwrocie grzecznościowy, a następnie podpisać nasz list imieniem i nazwiskiem.

Reklamacja po angielsku – wzór

Poniżej przedstawiamy całościowy wzór listu z zażaleniem. Sytuacja wygląda następująco: Zarezerwowaliśmy trzy noce w hotelu, z czego ostatniego dnia wymeldowanie miało mieć miejsce po obiedzie. Niestety okazało się, że musi nastąpić ono do południa, dodatkowo nie podano śniadania (które było w ofercie), a pokój nie był wyposażony w telewizor, czajnik i suszarkę do włosów.

Słowniczek:

• In reference to – w nawiązaniu do, w związku z
• Inconsistent – niezgodny
• Astonishment – zdumienie
• Full amenities – pełne wyposażenie
• Inaccuracy – niezgodność
• Meet expectations – spełnić oczekiwania
• Prompt – szybki, sprawny
• Reimbursed (to reimburse) – zwracać koszty

Składaj zażalenia… z klasą 🙂

Pomyłki mogą zdarzyć się każdemu; czasem jednak warto okazać swoje niezadowolenie – oczywiście, w stopniu umiarkowanym – i powalczyć o swoje. Teraz już wiesz, jak napisać reklamację po angielsku, i choć mamy nadzieję, że nigdy się nie przyda, zawsze lepiej dmuchać na zimne. 🙂

Słowniczek: przydatne zwroty

• To complain, a complaint – reklamować, reklamacja
• A refund – zwrot pieniędzy
• A guarantee – gwarancja
• Faulty – wadliwy, uszkodzony
• A receipt – rachunek
• Expired – nieważny, przeterminowany
• To exchange – wymienić
• To return – zwrócić