Write Right: Email formalny i prywatny po angielsku

Choć popularność SMSów i komunikatorów społecznościowych pozostaje niezmienna, wymiana wiadomości drogą e-mail wciąż ma swoich zwolenników, szczególnie w sytuacjach biznesowych.

W tym artykule dowiesz się, jak poprawnie napisać po angielsku mail formalny – np. do swoich współpracowników czy rekrutera – a także email prywatny do znajomych czy rodziny.

Jak napisać maila po angielsku – email nieformalny

Zacznijmy od mniejszego kalibru. Chociaż w obecnych czasach rzadko kiedy możemy spotkać konwersację dwójki przyjaciół poprzez wymianę emaili, ta forma wciąż świetnie prosperuje z uwagi na swoją ogólnodostępność, a także sposobność do przywoływania wspomnień o fizycznie wysyłanych listach papierowych.

Jeśli więc komunikujesz się ze swoimi znajomymi bądź członkami rodziny przez maile bądź właśnie znaleźliście swojego pen pal*, ta część jest skierowana właśnie do Was.

W następnych paragrafach poznacie nieformalne rozpoczęcia maila, co można napisać w rozwinięciu, a także jak go zakończyć. Poniżej przedstawiony zostanie również przykładowy email nieformalny.

*Pen pal, z ang. korespondencyjny przyjaciel. Osoba, której najczęściej nie znamy w prawdziwym życiu, jednak wymieniamy z nią korespondencję czy to tradycyjnie poprzez listy, czy właśnie drogą mailową.

Email nieformalny: zwroty rozpoczynające

Rozpoczęcie maila to po prostu zwrot do adresata naszej wiadomości. W przypadku maila nieformalnego, mamy tutaj kilka możliwości:

• Hi! / Hello! / Hey! – czyli różne sposoby powiedzenia “Cześć!”

Po tych słowach możemy oczywiście wpisać osobę, do której piszemy: Hi, Brenda!

• Dear… (imię) – czyli nieco bardziej wzniosły, jednak wciąż nieformalny sposób powitania: Dear Brenda – droga Brendo.

Ważne: Po drugim sformułowaniu zawsze należy postawić przecinek.

Email nieformalny: rozwinięcie

Pierwsze zdanie naszego maila powinno zawierać bezpośrednie nawiązanie do poprzedniej wiadomości:

• Thanks for your last message! – Dzięki za ostatnią wiadomość!
• Sorry for my late response! – Przepraszam, że tak późno odpisuję!
• I hope you had a great time on your vacation! – Mam nadzieję, że dobrze się bawiłeś/aś na wakacjach!

Jeśli jednak jest to początek naszej wymiany, warto wprowadzić przyjazną atmosferę takimi zwrotami, jak:

• Hope you’re okay! – Mam nadzieję, że wszystko ok!
• What’s new? – Co nowego?
• Nice to meet you! – Miło Cię poznać!

Kolejny paragraf zależy wyłącznie od tego, co chcemy przekazać w naszej wiadomości – może to być krótka historia naszych wakacji, opis ostatniego tygodnia, śmieszna sytuacja, która nam się przydarzyła, bądź prośba o przysługę, pomoc czy poradę. Oto kilka przykładowych zdań wprowadzających:

• You won’t believe what happened to me yesterday! – Nie uwierzysz, co przydarzyło mi się wczoraj!
• This week was absolutely crazy. – Ten tydzień był niesamowicie szalony.
• As you know, I was in the Bahamas during my vacation. – Jak wiesz, w te wakacje byłam na Bahamach.
• Actually, I’m writing to ask you for some advice. – Tak właściwie to piszę, żeby poprosić Cię o poradę.

Pamiętaj, że mail nieformalny zezwala na użycie emotikon, symboli, a także form skrótowych czy slangu.

Email nieformalny: zakończenie

Na koniec naszego maila powinniśmy zawrzeć zdanie, które będzie albo podsumowywało rozwinięcie, albo okazywało nasze oczekiwanie na odpowiedź drugiej osoby. Na przykład:

• Let me know what you think. – Daj znać, co myślisz.
• Can’t wait for your answer! – Nie mogę się doczekać Twojej odpowiedzi!
• Write back soon. – Odpisz niedługo.

To mogą być również typowe zwroty na pożegnanie, takie jak:

• Take care! – Trzymaj się!
• Lots of love – “Dużo miłości”
• Hugs – Przytulam
• Kisses – Całusy/Buziaki
• Xoxo – Buziaki i przytulasy (hugs and kisses)

Napiszmy teraz razem przykładowy email w nieformalnym stylu.

Email formalny po angielsku – instrukcje

Tak, jak już wspominaliśmy – korespondencja mailowa ma się świetnie w środowisku biznesowym. Komunikują się nią partnerzy, pracownicy, a także rekruterzy z potencjalnymi kandydatami.

Choć każdy mail formalny różnić się będzie swoją tematyką, istnieje kilka podstawowych zasad, które każda z takich wiadomości musi przestrzegać. Ponadto przedstawimy kilka popularnych zwrotów na rozpoczęcie, rozwinięcie i zakończenie maila biznesowego.

Te dwie rzeczy muszą znaleźć się w Twoim formalnym emailu:

• Odpowiedni ton. I chodzi nam tutaj głównie o ton formalny. Unikaj emotikonek i emocjonalnych wypowiedzi. Mail formalny powinien być jak najbardziej profesjonalny.
• Rozwinięte formy. Jak ognia unikaj form skróconych w mailu formalnym. Zamiast I’m happy, napisz I am glad. To samo tyczy się skrótów don’t, didn’t, aren’t, i innych. Wszystkie z nich powinny być rozwinięte do pełnej formy – do not, did not, are not.
• Formalne słownictwo. Spróbuj używać synonimów z wyższej półki. Zamiast I can’t wait for your answer, napisz I’m looking forward to hearing from you. Takie zwroty pozwolą też Twojemu mailowi nabrać odpowiedniego tonu, o którym już pisaliśmy wcześniej.

Przejdźmy teraz do poszczególnych części naszego maila formalnego.

Email formalny: rozpoczęcie

W środowisku biznesowym musimy poruszać się ostrożnie. Frazy, których użyjemy, zależą w dużym stopniu od tego, jak dobrze znamy naszego adresata. Każdy zwrot rozpoczynający musi jednak zawierać Dear…, w kontekście formalnym oznaczający Szanowny/a… Spójrzmy na przykłady.

• Dear Mrs Smith – użyjmy tego zwrotu, jeśli znamy nazwisko adresata i z reguły tak się do nich zwracamy. Możliwe jest również użycie pierwszego imienia, np. Dear Eva, jednak tylko w przypadku gdy jesteśmy pewni, że taki zwrot będzie dobrze odebrany.
• Dear Sir/Dear Madam – Szanowny Panie/Szanowna Pani.
• To whom it may concern – bezpieczny zwrot, który pozwoli nam na odniesienie się do kogokolwiek, kto odczyta naszego maila.

Ważne: Po zwrotach rozpoczynających w mailach formalnych zawsze należy postawić przecinek.

Email formalny: rozwinięcie

Jak w sposób formalny możemy wprowadzić pierwsze zdanie naszego maila? Oto kilka przykładów:

• I hope this email finds you well. – Określenie grzecznościowe. W wolnym tłumaczeniu: mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku.
• I hope you are having a good day. – Podobnie jak wyżej.
• It is my pleasure to share some good news with you. – Mam przyjemność podzielić się z Tobą/Panią/Panem tymi dobrymi wiadomościami.

Podobnie jak w przypadku maila nieformalnego, tutaj również rozwinięcie będzie zależało od przesłania, jakie chcemy przekazać w naszej wiadomości. Z reguły emaile biznesowe obejmują takie tematy, jak spotkania firmowe, zlecanie projektów czy przekazywanie dalszych etapów rekrutacji. Jak poprzednio, przedstawiamy kilka zwrotów wprowadzających w drugi paragraf maila:

• I am writing with reference to our last conversation. – Piszę w odniesieniu do naszej ostatniej rozmowy.
• In reply to your last message, I wanted to share my concerns. – W odpowiedzi na Państwa ostatnią wiadomość, chciałabym podzielić się swoimi obawami.
• On behalf of company X, I am informing you… – W imieniu firmy X informuję Państwa…

Pamiętajmy o pełnych formach przez całą długość naszego maila.

Email formalny: zakończenie

W mailu formalnym możemy użyć takich zdań podsumowujących, jak:

• I am looking forward to hearing from you. – Czekam na Państwa odpowiedź.
• Should you have any questions, please do not hesitate to contact me. – W przypadku jakichkolwiek pytań, proszę nie wahać się z nami skontaktować.
• Please let me know if I can help you any further. – Bardzo proszę o informację, jeśli mogłabym pomóc w czymś jeszcze.

Jeśli chodzi o pozdrowienia, w przypadku wiadomości biznesowych zależy to od formy, której użyliśmy w powitaniu:

• Yours faithfully – Z poważaniem (kiedy podaliśmy imię/nazwisko w powitaniu).
• Yours sincerely – Z poważaniem (kiedy podaliśmy zwrot ogólny).
• Best regards – Pozdrawiam serdecznie.
• Regards – Pozdrawiam.
• Respectfully yours – Z wyrazami szacunku.

Przyszła pora na napisanie przykładowego maila formalnego.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że trochę teorii popartej przykładowymi tekstami pomoże Wam w napisaniu każdego maila, czy to prywatnego, czy biznesowego. Możliwości jest wiele, dlatego nie bójcie się bawić językiem – pamiętajcie jedynie o kilku zasadach, szczególnie w przypadku maila formalnego, i… piszcie!

A tymczasem:

A very merry Christmas and a happy new year! 🎄